Zeitmanagement: Total Workday Control mit Outlook

Eine Publikation von Michael Linenberger hat mich motiviert, das Management meiner Aufgaben tatsächlich wieder mit MS Outlook in die Hand zu nehmen. Das Konzept von „Master Your Now“ (das Buch heißt „Total Workday Control“) beinhaltet sehr einfache Grundregeln und bietet für klassische Probleme der alltäglichen Umsetzung sehr kluge Lösungen an. Das System basiert ganz offensichtlich auf jahrelanger Erfahrung zahlreicher Anwender (Mitarbeiter, Kollegen und Seminarteilnehmer des Autors). Die Umsetzung kann problemlos auch auf Papier erfolgen oder beispielsweise in einer Word-Datei, aber man kann zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen und ein volles E-Mail-Postfach vollständig aufräumen und gleichzeitig das Aufgabenmanagement strukturieren und alltägliche Dringlichkeiten entspannen.

Wer Outlook einsetzen möchte, wird lernen Outlook-Elemente durch Ansichten (die auch filtern können) zu strukturieren, man kann vorhandene Ansichten ändern und eigene Ansichten erstellen. Wer Outlook nicht einsetzen möchte, schickt zukünftig alle E-Mails, die Aufgaben enthalten, an ein kostenloses Account bei ToodleDo und organisiert seine Aufgaben dort: https://www.toodledo.com/

Drei grundlegende Ansätze, die mich begeistern:

  • Überfällige Aufgaben werden in Outlook standardmäßig rot und fett angezeigt, das befördert ein schlechtes Gewissen wegen unerledigter „Pflichten“. Irgendwann mag man die alten „guten Vorsätze“ gar nicht mehr sichten, weil es so viele sind. Diese „bedingte Formatierung“ wird DE-aktiviert. Es ist normal, dass wir uns irgendwann ach so vieles vorgenommen haben und dann gab es eben andere Prioritäten, zufällige Synergien und andere Projekte erforderten unsere Aufmerksamkeit, das ist der normale Fluss des Geschäftslebens.
  • Mit dem System werden zunächst alle dringenden Anliegen strukturiert. Dabei werden wichtige Aufgaben keinesfalls vernachlässigt, sondern es wird deutlich unterschieden: Wer Dringlichkeiten (Deadlines für kleinere und größere Anliegen) systematisch steuert, bekommt den Kopf frei und hat tatsächlich auch mehr Zeit, über wichtige Anliegen (z. B. langfristige strategische Ziele) überhaupt nachzudenken.
  • Das System lässt viel Freiraum für persönliche Befindlichkeiten (was, wann, wie), die Ausnutzung spontaner Synergieeffekte sowie das Einpflegen neuer Aufgaben im Eifer des Arbeitsalltags.

Im Ergebnis hat der Anwender eine übersichtliche Liste mit

–  Aufgaben, die heute erledigt werden müssen (going-home-test: Würden Sie Überstunden machen, um das fertig zu stellen?), maximal 5,

–  Aufgaben, die der Anwender innerhalb der nächsten 10 Tage erledigen möchte oder muss, maximal 20 und

–  weiteren Aufgaben, die erst zu einem späteren Zeitpunkt von Bedeutung sind.

Die erste Gruppe sollte der Anwender mehrmals täglich checken und ggf. „pflegen“, die zweite Gruppe täglich, die weiteren Aufgaben werden wöchentlich bearbeitet und ggf. aktualisiert, d. h. weiter verschoben oder mit höheren Prioritäten und neuem Startdatum versehen.

Wer über ein volles Postfach und zu viele E-Mails klagt (das betrifft heute fast jeden?), bekommt interessante Sofort-Hilfe: Der Posteingang wird mehrmals täglich vollständig geleert! E-Mails, die sich nicht in einer Minute beantworten lassen, werden zu Aufgaben und Aufgaben werden nach den oben skizzierten Regeln und Routinen strukturiert und bearbeitet.

Das Buch  „Total Workday Control“ gibt es in verschiedenen Ausgaben, die sich wesentlich auf verschiedene Outlook-Versionen beziehen. Die fünfte Ausgabe (MS Office 365) erscheint im Februar 2017, 20,95 € für ein umfangreiches Taschenbuch mit Theorie und praktischer Anleitung für die EDV-technische Umsetzung. Die beschriebene Methode heißt „Master Your Now“, MYN. Ich verwenden den Begriff (hier) nicht, er ist m. E. zu amerikanisch für unseren Sprachgebrauch.

Auf der Website des Autors steht weitergehend das Buch The one Minute To-Do List als PDF zum kostenlosen Download zur Verfügung, hier wird die Methode auf 121 Seiten grundlegend und arbeitsfähig beschrieben – zur Umsetzung auf Papier oder beispielsweise mit einer Word-Datei und/ oder zur Umsetzung mit https://www.toodledo.com/

Wer sich in Outlook entsprechende Ansichten einrichten möchte, braucht vermutlich weitergehende Literatur (Total Workday Control) oder ein entsprechendes Video-Training,  das Buch ist aber deutlich billiger ;-)

Die von Michael Linenberger vorgestellten Routinen basieren wesentlich auf der Methode Getting Things Done von David Allen. Total Workday Control gibt eine vollständige Anleitung zur konsequenten, praxisnahen elektronischen Umsetzung dieses Aufgaben-Management-Systems.

Ein Rezensent auf amazon schreibt, das Buch von Linenberger sei für Anfänger in Zeit-/ Aufgabenmangement weniger geeignet. Dem stimme ich nur bedingt zu. Wer anfängt mit Zeitmanagement, der macht eine Menge Selbsterfahrung mit seinen Plänen und Aufgaben (warum schiebe ich das immer wieder vor mir her?) und für die weitergehenden Probleme finden sich tatsächlich Lösungen in den weiteren Buch-Kapiteln, aber Zeitmanagement ist nach meiner Erfahrung auch ein Prozess.

Literatur zu „Getting Things Done“ gibt es auch auf Deutsch – David Allen: Wie ich die Dinge geregelt kriege. Die Publikationen von Michael Linenberger gibt es (bisher) offenbar nur auf Englisch.

Die praktische Umsetzung von Master Your Now ist auch Bestandteil meines 2-tägigen Seminars „Zeitmanagement mit MS Office“ beim Kommunalen Bildungswerk in Berlin.

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